Effektivitet bygger självförtroende, del 11

10/1 2016. Vi lever i en höghastighetsvärld. Fler och fler upplever att allt bara går fortare och fortare samtidigt som man ska prestera och leverera mer och mer. Och helst på allt kortare tid. Frågan är hur mycket det går att begära av oss stackars människor? Jag är ingen förespråkare av detta höghastighetssamhälle utan tror snarare att vi faktiskt kan bli både effektivare och må bättre om vi gör mindre fast med mer kvalitet. Men! Nu ser faktiskt världen ut som den gör och det är inte möjligt för alla att bara kliva av arbetståget som rusar fram. För de allra flesta av oss måste faktiskt kunna hantera det höga tempot. Konsten är att lära sig att kontrollera sin situation utan att man jobbar ihjäl sig. Struktur och organisation är viktigt. Sedan går det också att träna sin effektivitet. Det finns metoder för allting, även för hur man blir effektivare. Här kommer en del tips i personlig effektivitet. 

Den här bloggserien handlar om hur du kan träna mod och självförtroende för att bygga ett starkt, stolt och attraktivt varumärke. Mod och självförtroende är avgörande egenskaper som det går att utveckla. Då behövs det passion, uthållighet och träning. Mycket träning. Vi har alla potentialen men tränar, tyvärr, alldeles för lite, för sällan och för dåligt. Det kan du ändra på om du vill leva din dröm. För kom ihåg, du har precis all den potential som behövs. Nu. Här. I dig.

37. Träna på din effektivitet

Det går att göra en sak på tio timmar. Och det går att göra tio saker på en timme. Om du vill. Om du är vältränad och vet vad du gör. Det går att öka sin effektivitet. Här är nio tips som gör dig mer tidseffektiv hämtade från www.kvalitetsmagasinet.se där Maria Breitholtz Söderström delar med sig av sina nio bästa tips för ökad effektivitet.

1. Se inte stora projekt som en helhet utan dela upp dem i små åtgärder. Då blir det lättare att driva projekt framåt. Brist på tid är sällan problemet, utan just att man inte preciserat vad som behöver göras i nästa steg och då blir projektet stort och diffust och jobbigt att ta tag i.

2. Avsätt tid för projekt som du behöver genomföra men som ingen annan i organisationen ifrågasätter och respektera sedan den tiden och se till att du får arbeta ostört. Ibland kan det vara läge att jobba utanför kontoret för att få sitta ostört.

3. Räkna baklänges. Har du deadline om tre veckor, planera för att vara färdig tre dagar innan. Det är sällan saker går på räls och då är du förberedd om något oförutsett skulle inträffa.

4. Skaffa dig marginal. Det går inte att planera in fullt med möten under en hel dag. Händer något i början av dagen blir det domino-effekt. Se till att om möjligt ha minst en halvtimma mellan mötena. Lägg även in förberedelsetid och tid för att bearbeta de uppgifter som mötet genererade i.

5. Om du har varit borta från kontoret, avsätt tid i kalendern för att ta hand om det som hänt när du har varit borta. Ungefär en timme per frånvarande dag. Har du varit borta i en vecka, boka av en dag för att komma i kapp.
6. Mejlen är en riktig tidstjuv eftersom ett ständigt småkikande gör att du tappar i koncentration. För de flesta räcker det att öppna mejlen 2-3 gånger varje dag.

7. Fundera generellt över hur du kan begränsa antalet avbrott i din vardag för att kunna få mer tid över för att arbeta ostört.

8. Ta för vana att alltid tömma huvudet på saker poppar upp – skriv ner på att göra listan, planera in i kalendern eller gör direkt om du inte just då är upptagen med något viktigare.

9. Att man får mer gjort via multitasking är en myt. Det är mycket mer effektivt att göra en sak i taget.

Läs mer: Vill du dela med dig av dina bästa tips eller diskutera med andra? Besök Kvalitetsmagasinet Forum på Linked In och ta del av tråden ”Är du som jag, älskar att-göra-listor? Kanske dags att tänka om”.

Även om du är effektiv så finns det andra som inte är det. Hur kan du göra för att skapa effektivare möten med andra? Det och lite annat smått och gott kommer jag titta närmare på nästa gång. Effektivitet bygger självförtroende och ger trygghet.

mvh/u